Durante períodos de recessão econômica, muitos empreendedores promovem a redução de custos para manter os negócios funcionando. Nesse processo, eles conseguem otimizar suas operações reforçando as boas práticas e aprendendo a produzir melhor com menos, criando empresas mais enxutas e eficientes.

No entanto, essa iniciativa para organizar a empresa não deve ser feita ao acaso, sem considerar os impactos a longo prazo. O corte de custos generalizado e indisciplinado pode abalar as bases de sua companhia, minando as vantagens estratégicas do seu negócio, limitando a capacidade de aproveitar novas oportunidades de mercado e de aumentar os lucros.

Neste artigo, reunimos algumas dicas para você otimizar recursos e aprimorar processos de sua empresa a partir de ações estratégicas para a reduzir os custos. Vamos conferir?

Como adotar a redução de custos em sua empresa?

Aqui estão algumas soluções a serem consideradas no momento de desenvolver um plano estratégico para gerenciar os custos do seu negócio.

Procure aumentar a eficiência operacional

O primeiro passo para otimizar os custos começa a partir de uma observação atenta de todos os aspectos de seu negócio, reexaminando a equipe, os processos e a tecnologia investidos. Conheça alguns fatores que devem ser analisados durante essa fase:

• aproveitamento do potencial da equipe — as pessoas certas nos lugares certos, realizando os trabalhos certos;
• existência de barreiras que dificultam o fluxo de trabalho eficiente;
• oportunidades disponíveis para otimizar e automatizar os processos;
• aproveitamento do potencial das inovações tecnológicas.

Enxugue os custos essenciais

Se nossa primeira dica ajuda você a construir um plano de corte de gastos a longo prazo, ela deve ser incorporada a esta estratégia, trazendo os primeiros resultados em pouco tempo. Você certamente tem uma lista das principais despesas do negócio, certo? Veja se é possível reduzi-la, criando medidas que contribuam para a saúde financeira da empresa.

Quer alguns exemplos? Caso o seu negócio esteja em um imóvel alugado, que tal buscar uma renegociação com o locatário? As ligações estão caras e a internet tem deixado a equipe na mão? Consulte os planos empresariais que oferecem serviços de telefonia e internet com melhor custo-benefício. É possível até reduzir os custos das reuniões presenciais adotando a videoconferência.

Controle suas compras

Manter o controle das compras é outra solução necessária para reduzir custos. Tudo começa por uma seleção criteriosa de seus fornecedores, para que seu negócio tenha à disposição os serviços e insumos necessários de qualidade com um melhor custo-benefício.

Para criar um fluxo de compras eficiente, você também pode seguir essas dicas:

• elabore uma lista de fornecedores e produtos: quais mercadorias e matérias-primas são essenciais para seu negócio? Divide o contato desses fornecedores em categorias, como “insumos” ou “material para escritório” também a ajuda a identificar onde há maior necessidade de refrear custos;
• monte uma rotina para solicitações: o ideal é que apenas algum setor ou pessoa seja responsável por todas as compras. Os outros setores podem solicitar a esse responsável a requisição de materiais. Isso ajuda a acompanhar cada pedido, evitando gastos desnecessários;
• faça cotações: selecione um número de fornecedores e peça a cotação do produto ou serviço sem deixar de fora informações sobre prazo de entrega, frete e descontos. Assim que receber as respostas, reúna tudo em um único documento e compare os valores;
• documente: um dos segredos da gestão de compras eficiente é manter todas as informações documentadas para facilitar a procura por soluções que otimizem esse processo.

Crie uma cultura de redução de custos

Convide a sua equipe para construir uma cultura de corte de custos para melhorar a eficiência da sua empresa. Como se encontram na linha de frente dos seus negócios, eles estão na melhor posição para identificar áreas em que os custos possam ser reduzidos com um impacto mínimo em suas operações.

Adote as metodologias ágeis

As metodologias ágeis são uma ótima solução para você otimizar a produtividade, aumentar os lucros, inovar os processos e reduzir custos, tornando sua empresa mais competitiva. Descubra quais são e como funcionam essas ferramentas.

Agile

A metodologia Agile tem como objetivo principal tornar a gestão dos negócios e projetos mais ágil e adaptada às transformações constantes do mercado, dos processos e dos consumidores. Existem algumas tendências que têm sido aplicadas em diversos negócios, como o sistema Kanban. Ele pode ser utilizado durante qualquer fase de seu negócio, como para acompanhar o desenvolvimento de um projeto para a redução dos custos.

Você precisa de um quadro e três colunas com os tópicos: “a fazer”, “em desenvolvimento” e “feito”. Descreva as atividades em cada coluna em post-its e vá alterando as posições do quadro de acordo à medida que o trabalho for realizado.

Lean

Também dentro das metodologias ágeis, o Lean é um recurso essencial para os empreendedores que precisam eliminar os excessos na empresa. Seus pilares são: melhoria contínua, aumento da produtividade, redução de custos e compartilhamento de informações.

Aliando questões relacionadas à gestão, à tecnologia e ao marketing, essa metodologia ágil também permite que você entregue mais valor ao seu consumidor final.

5W2H

Essa ferramenta funciona como uma espécie de bússola que permite construir um passo a passo do planejamento estratégico da empresa. Por isso, é uma excelente alternativa para a construção do seu plano de ação para reduzir os custos.

5W2H é a sigla que representa os “Ws”e os “Hs” que indicam, respectivamente: what (o quê?), why (por quê?), where (onde?), when (quando?), who (quem?) how (como?) e how much (quanto custa?).

Ao responder a essas questões durante o seu plano de ação, você deve se concentrar em encontrar soluções duradouras e objetivas, que possam ser executadas sem a necessidade de muitas medidas corretivas pelo caminho. Além disso, evite se prender às primeiras ideias. Ao pensar em diferentes abordagens para a solução analisada, é possível melhorar o sucesso da ação.

Espinha de peixe

Também conhecida como Diagrama de Ishikawa, essa metodologia ajuda uma gestão de negócios mais eficiente. Uma das vantagens dessa ferramenta é que ela fornece uma conexão clara sobre o efeito observado (os custos elevados, por exemplo) e os fatores que contribuem para ele.

As “espinhas” principais indicam as causas primárias do problema. Elas partem de seis categorias, também conhecidas por 6 Ms: mão-de-obra, máquinas, materiais, meio ambiente, métodos e medidas. O uso de maquinário obsoleto pode ser uma causa para o desperdício de matéria-prima que impacta os custos de produção, por exemplo. Já as ramificações representam as causas secundárias. Para construir seu diagrama, você precisa:

• definir o problema que precisa ser resolvido;
• reunir a equipe e tentar entender por que determinado problema aconteceu;
• criar uma lista com as ramificações de causas primárias e secundárias;
• analisar as evidências até chegar à causa principal do problema;
• desenvolver um plano de ação para eliminar ou reduzir os feitos dessa causa-raiz.

Invista em um serviço de consultoria

A GPME desenvolveu um modelo de consultoria de negócio exclusivo, voltado para a realidade das pequenas e médias empresas. Trabalhamos de forma integrada com as áreas de Operação, Pessoas, Marketing e Finanças em projetos de recuperação, estruturação ou expansão. Assim, as soluções da GPME podem ajudar você a reduzir custos e maximizar os lucros em qualquer fase de seu negócio.

Com o planejamento certo, é possível implementar uma redução de custos eficiente em sua empresa, promovendo a otimização dos recursos e melhoria dos processos. Lembre-se ainda de que, se precisar de ajuda para resolver esse problema, a GPME está à sua disposição com soluções objetivas e que vão transformar o seu negócio.

Entre em contato conosco e descubra a solução ideal para a sua empresa reduzir os custos e aumentar a lucratividade!