Saber como fazer a gestão do tempo e produtividade no trabalho é um desafio para você? Então, confira estas 4 dicas
Se existe um recurso difícil de gerenciar, é o tempo.
Todo mundo têm a mesma cota de tempo diária: 24 horas!
Por isso, a otimização do tempo no trabalho é fundamental para que você atinja os níveis de produtividade que sua empresa deseja e faça suas entregas no prazo e com qualidade.
Neste post, selecionamos 4 dicas de como fazer a gestão e administração do tempo. Leia e aplique em sua empresa.
4 dicas de gestão do tempo e produtividade no trabalho
1- Como priorizar tarefas
A gestão do tempo e produtividade no trabalho deve começar pela priorização de tarefas.
Afinal, dedicar um longo tempo a uma tarefa não prioritária e depois descobrir que não terá como fazer algo realmente urgente e importante é uma péssima forma de como fazer a gestão e administração do tempo.
Para evitar isso, utilize a matriz de Eisenhower, classificando suas tarefas como “urgentes” e “importantes”. Em seguida, siga estas regras:
- Urgente e importante: faça você mesmo, agora.
- Urgente, mas não é importante: delegue a tarefa para alguém de confiança (se não puder delegar essa tarefa, faça depois das anteriores).
- Importante, mas não é urgente: marque em sua agenda quando poderá fazer essa tarefa.
- Nem urgente nem importante: esqueça dessa tarefa
Selecionamos alguns vídeos da Endeavor sobre gestão e administração do tempo. Dê uma olhada neste:
2- Como gerenciar e-mails
Um dos maiores ladrões de tempo é o e-mail. Já pensou quanto tempo você passa brigando com sua caixa de entrada? Deletando mensagens inúteis, marcando spam e respondendo e-mails que, no fundo você nem deveria ter recebido?
Uma pesquisa da consultoria McKinsey mostrou que as pessoas passam em média 28% do seu tempo no trabalho gerenciando e-mails.
É um desperdício muito grande.
A dica é: fuja do seu e-mail!
Veja algumas sugestões de como fazer isso:
- Não transforme sua caixa de e-mail em uma lista de tarefas;
- Se seu e-mail tem mais de 4 linhas, talvez seja melhor discutir o assunto de outra maneira;
- Evite enviar e-mails em cópia para muitas pessoas, selecione quem realmente precisa receber aquela mensagem;
- Se seu e-mail se transformar em uma trilha de mais de 4 ou 5 mensagens, é sinal de que esse canal de comunicação não está funcionando para aquele assunto;
- Troque a comunicação via e-mail por outras, mais ágeis, como o Slack, por exemplo.
Saiba mais: Slack está matando o email! Saiba porque isto é ótimo para a produtividade da sua empresa
Veja mais dicas de gestão do tempo e produtividade no trabalho ao usar e-mail, neste vídeo da Endeavor:
3- Como gerenciar reuniões
Reuniões muitas vezes se tornam uma perda de tempo em meio ao seu dia. Você deixa de fazer algumas tarefas importantes para participar de reuniões que acabam não dando em nada.
Veja algumas regras de como fazer uma reunião de trabalho funcionar adequadamente:
- Defina uma pauta da reunião deixando bem claro quais assuntos serão tratados e envie previamente aos participantes;
- Não faça reuniões com mais de uma hora;
- Marque um horário, avise com ao menos 3 dias de antecedência e não tolere atrasos: 10 minutos depois que a reunião começou, ninguém mais entra;
- Proíba que celulares fiquem ligados durante a reunião. De preferência, devem ficar em uma sexta, fora da sala;
- 15 minutos antes do final da reunião deve ser feito um resumo do que foi discutido, delegadas as tarefas de cada um, com datas de entrega, e tudo isso deve ser registrado em uma ata, que será enviada a todos os participantes.
Em mais este vídeo da Endeavor, você confere mais dicas úteis de gestão e administração do tempo que pode aplicar na hora de organizar reuniões:
4- Como automatizar tarefas repetitivas
Já atualizou sua planilha de custos hoje? E os dados do ERP, já foram digitados na ferramenta? Ah, e a lista de disparo de e-mails para a newsletter, já está pronta?
Tarefas chatas e repetitivas não são apenas desmotivadoras. Elas consomem um tempo precioso que você não tem a perder. É um esforço que poderia ser direcionado para outras atividades.
E por mais que você use aplicativos de gestão do tempo em projetos, como o Trello, Asana e até planilhas do Google Sheets, sempre há alguma coisa que você poderia deixar de fazer, se essa tarefa fosse automatizada.
Por exemplo: se você trabalha com um CRM e com automação de marketing, pode ser que envie um e-mail de agradecimento para todo cliente que faz uma compra.
Então, sempre que um negócio é fechado em seu CRM, pega os dados desse cliente e digita em sua ferramenta de automação de marketing.
Chato, demorado e repetitivo…
Mas e se isso fosse feito automaticamente? Com certeza isso facilitaria a gestão do tempo e produtividade no trabalho para você: negocio fechado no CRM? Automaticamente os dados do cliente vão para seu sistema de automação de marketing.
Pois você pode fazer isso em menos de 2 minutos (sem entender nada de programação) usando integrações entre ferramentas que trabalham na nuvem.
A Pluga criou centenas delas, prontinhas para usar em sua empresa, envolvendo as mais diversas ferramentas, como meios de pagamento digital (PagSeguro, por exemplo), Slack, RD Station, ContaAzul, Google Forms e muitos outros.
Veja a lista completa aqui: Automatização de Tarefas.
E aí? Que achou dessas 4 dicas de gestão do tempo e produtividade no trabalho? Analise as que mais podem te ajudar e comece a empregá-las o quanto antes. Você vai ver que, dessa forma, a gestão e administração do tempo no seu dia a dia vai ser muito mais fácil!
Leia também: Como abrir um negócio de sucesso
* Este post foi escrito por Diego Minone, CMO da Pluga
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